Način na koji ćete izveštavati prema donatorima isključivo zavisi od zahteva donatora i obavezno je naznačen u ugovoru koji potpisujete sa donatorom.

Nivo zahteva donatora može da zavisi od mnogo činilaca – između ostalog od toga da li je u pitanju privatni fond, državna institucija ili sredstva iz fondova EU, koji su strateški ciljevi donatora, koji je iznos donacije, itd.

Većina donatora uglavnom zahteva samo završni finansijski i narativni izveštaj projekta. Ali, pored toga, donatori mogu da zahtevaju i mesečne, kvartalne, polugodišnje ili godišnje izveštaje, u skladu sa njihovom poslovnom politikom. Kao što je ranije spomenuto, način i vrste izveštavanja su definisani ugovorom. Forma izveštavanja ka donatoru najčešće je navedena u smernicama za sprovođenje projekta ili u ugovoru koji se potpisuje sa donatorom. Ukoliko takva forma nije unapred propisana, izveštaji se podnose u slobodnoj formi.

Finansijski izveštaj najčešće podrazumeva specifikaciju troškova koji su nastali prilikom realizacije tog projekta i fotokopije (skenove) pripadajućih računa, bankovnih izvoda i dnevnika blagajni (ostalih verifikatora troškova).

Narativni izveštaj najčešće podrazumeva opis uspešnosti projekta, stepena ostvarenosti postavljenih ciljeva i rezultata, odnosno, promene koje ste proizveli, uz detaljni opis svih aktivnosti koje su sprovedene u okviru projekta. Takođe, ukoliko neke od predviđenih aktivnosti niste realizovali, u obavezi ste da obrazložite zašto nije bilo moguće da se predviđene aktivnosti sprovedu, a time i ostvare planirani ciljevi i očekivani rezultati.

Finansijski i narativni izveštaj moraju da budu usklađeni. To znači da, na primer, ne možete da prikažete trošak neke aktivnosti u finansijskom izveštaju, a da tu aktivnost niste pomenuli u narativnom izveštaju, odnosno da je niste realizovali. Važno je napomenuti da donatori, uglavnom, neće priznati trošak koji nije u vezi sa realizacijom projektne aktivnosti, odnosno koja nije unapred predviđena predmetnim projektom.

U slučaju da vaše udruženje nije potrošilo sva sredstva koja su dobijena na osnovu ugovora o donaciji, u obavezi ste da ta sredstva vratite na račun donatora nakon odobravanja izveštaja od strane donatora, osim ukoliko ugovorom nije drugačije definisano. Sa druge strane, dešava se i da sredstva odobrena od strane donatora nisu dovoljna za sprovođenje svih predviđenih aktivnosti. U tom slučaju, udruženja najčešće snose te troškove iz sopstvenih sredstava. Ni jedan ni drugi slučaj ne ostavljaju dobar utisak o udruženju pred donatorom, jer to ukazuje da u izradi budžeta projekta nije izvršena dovoljno dobra procena.

Zbog toga savetujemo da budete posebno pažljivi prilikom izrade budžeta projekta i planiranja troškova za svaku aktivnost u vašem projektu.

Za još saveta predlažemo vam da pogledate i priručnik FT1P - Fali ti jedan priručnik.

Ova stranica je deo projekta „Za snažnije građansko društvo“ koji je podržan od strane Američke agencije za međunarodni razvoj i Švajcarske agencije za razvoj i saradnju. Projekat sprovode PartnersGlobal, DT Institut, Evropski centar za neprofitno pravo i tri organizacije iz Srbije –  Građanske inicijative, CANVAS i Partneri Srbija, uz podršku Catalyst Balkans.